“坚持一下,会议马上结束”,为何有些会议成了催眠曲?

haiyicha haiyicha
140
2022-05-11
会议是统一参会者的思想,提高认识,安排具体工作任务,布置工作,推动工作顺利开展。会议成了催眠曲,主要有两方面的原因,客观原因和主管原因两大方面。 一、从客观方面讲,会议本身的质量,是影响与会者收听效果的关键因素 有的会议,形式大于实质。一些没用实质性内容的会...

会议是统一参会者的思想,提高认识,安排具体工作任务,布置工作,推动工作顺利开展。会议成了催眠曲,主要有两方面的原因,客观原因和主管原因两大方面。

一、从客观方面讲,会议本身的质量,是影响与会者收听效果的关键因素

有的会议,形式大于实质。一些没用实质性内容的会议,全场都没有具体的工作安排,都是一些务虚的内容,参会人员听起来,肯定是晕晕乎乎。这种会议,大多是为了贯彻落实上级会议而不得已召开,召开又没有具体任务,存在形式主义思想。

有的会议,会议时间过长。有的喜欢开大会,开长会。本来一个小时可以完成的会议,通过增加不必要的会议议程,硬是把会议时间拖长。参会者岂能安心听会?

有的会议,领导讲话太长。有的领导喜欢多说,讲话稿写的非常长,讲的非常细。领导照本宣科的念稿子,没有脱稿讲,没有结合工作实际。领导者讲话水平不高,不能把握参会人员的心理,不能有效的掌控会场的气氛,平平淡淡的读稿子。参会者听多了,也就疲倦了。

有一次,我们部门开内部会议,其中增加很多学习的内容,让某个同志领读。这个就同事原原本本的读文件,没有抑扬顿挫,而且文件很长。结果,其他同志昏昏欲睡,痛苦万分。其实,这样的学习会议,完全没必要开,自己私下学习一下就行。每个人的学习方式方法不一样,开会学习并不一定适合所有人。

二、从主观方面讲,参会人员的素质是决定会议质量的重要因素

通常情况,会议上认真听讲的人,有这么几类:

一是领导者。领导者是能力突出的人,是单位的负责人,他们非常注意会议纪律,开会认真听会,仔细记笔记,以便会后贯彻落实,在本单位安排具体的工作。

二是守纪律者。一些优秀的员工,非常注意会场纪律,开会的时候认真听讲,做好笔记,不交头接耳,不打瞌睡。

三是秘书等会议筹备人员。他们具体牵头负责组织会议,包括文字材料起草、会场布置等,他们非常关心关注会议的每个细节。他们一般是认真听讲,以便查缺补漏,在以后的工作中不断改正自己。

四是关心会议内容的人。有一些人,是与会议内容息息相关的人,他们就是会议内容贯彻的牵头单位或者是重要的参与部门,他们必须认真听会,领会好会议精神,为日后工作打下基础。

当然,也有几类人,是逢会必困,昏昏欲睡是开会的常态。

一是虚职岗位的人。对于一些虚职岗位的人,他们大多是快到退休年龄了,被安排来参会,大多是为了冲人数,但是他们不关心会议内容,也不认真听会,稀里糊涂的参会,听乏了,就困了。我们单位有为老同志,临近退休了,经常参加各种不重要的会议,每次开会回来,都是一脸倦意,非常疲惫。

二是无所事事的人。有些人,工作能力差,经常被单位派出去凑人数听会,他们对会议内容毫无兴趣,在会场上,要么玩手机,要么打瞌睡。

三是无知的年轻人。有一些年轻人,非常浮躁,不认真听会,认为会议内容跟自己无关,随便听听,精力不集中,导致犯困。当然,有的年轻人不会听会,听不到重点内容和非重点内容,时间长了,就累了。

我在刚参加工作时,非常讨厌开会。开会的时候,一开始,总是很认真的记笔记。但是往往坚持不了几分钟。总是开小差,喜欢偷偷地玩手机。手机玩累了,就开始打盹。经常听着听着就睡着了。后来,我当了秘书,开始接触写讲话,开始筹备会议。慢慢的发现,我听会的时候,从不困,因为我要将领导讲的内容尽可能全面的记录下来,理清思路,为以后我们的工作做好准备。万一遗漏内容,在工作中就可能会造成很严重的后果。同时,我发现,2017年和2018年各用了一个大笔记本,记载了慢慢的内容。

三、如何安排会议,才能避免这种情况呢?

党的十八大以后,中央研究出台了中央八项规定,对各级会议提出了明确要求,要求精减会议,改进文风。

一是少开会。2019年3月,中共中央出台了《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》,要求各级召开的会议减少30%-50%。对于一些没实质性内容的会议,坚决不开;对于能通过实地调研解决的,尽量不开;能通过书面通知解决的,坚决不开会,减少形式主义,大力提倡实用主义。

二是开短会。尽量压缩开会时间,减少会议议程,缩短讲话时间,将内容讲明白,将任务安排好,即达到目的,尽力将会议时间压缩,提高会议效率。能够通过现场会形式召开的,可以到问题的现场进行调查研究,现场研究解决。

三是合并开会。对于一些参会部门相同或者类似的会议,可以合并召开,减少会议次数。会议上多安排一些实用的内容,减少泛泛而谈或者照本宣科的念稿子、读材料,切实提高会议质量。

昏昏欲睡的参会状态严重影响会议质量,影响会议的工作落实。我们要严格按照中央八项规定精神,解决形式主义,弘扬务实精神,将每一个会议开到位,开出成效。

会议本来是传达思想或围绕问题沟通意见的,但现实工作中会议上的事儿本来1个小时就可以搞定的,却开了大半天,结合我工作的实际经验,究其原因,主要在于以下几点:

一是会议议题不明确。

二是会议议程不清楚。

三是会议时间没限定。

对症下药,要解决会议成了催眠曲的尴尬,就要做好3个方面的工作:

一、提前定议题

会议议题是要提前1-2天,重要的议题要提前3-5天甚至更长时间,由会议发起部门拟定议题,或者领导抛出会议议题。确定议题后要把会议材料发给参会的各位领导同事。这样做的主要目的就是方面大家提前熟悉会议材料,了解会议讨论的内容。否则,在会上才给大家材料,就会浪费时间。

举个例子,公司要研究修订奖励制度。相关部门要把现有奖金制度及拟修订的条款,发给大家,参会的人员才能知道要决策的重点。这样必然就可以节省大家会上看材料的时间。从而节省会议时间。

二、提前定流程

会议开始前是要定好会议的流程的。会议上谁先发言、谁后发言,先讨论什么事情,后讨论什么事情,是要提前明确的。不然在会议上谁想发言就发言,一定是成了“你一句我一句”的无效率、无秩序状态,这样的结果就是会议时间变长。

比如我们的职代会,会议流程是非常清楚的。大家看了一清二楚。

三、会议定时间

高效率的会议是要有时间要求的。明确了会议的整体时间,才会把每个环节的时间把控好。各个环节的实际分配好了,各位的发言也就只说重点,而不会浪费时间在题外话上。

比如一场主管汇报会,每位主管的发言时间规定5分钟,大家就会提前梳理自己的工作重点,把握好有限的时间,言简意赅地把自己的工作汇报出来。如有需进一步讨论的,可以召开专题会。

总结:拖拉冗长的会议,不仅耽误与会人员的时间,而且会议效果往往并不好。抓好会议议题,明确会议流程,规定好会议时间,才能把会议经营好。

走形式的会容易出现这种情况

1,讲的都是些形式主义居多,俗称的官话,场面话居多。大家听了都知道是走个形式,所以无人认真去听。

2,开会者的说话一直保持一个调调,让人催眠。

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